CH2: Les Différents Ordres du Classement

A - Les ordres fondamentaux

 Avant d’entamer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il est nécessaire de définir les mots suivants :

Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées.

Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.

Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement.

Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de celui-ci.

a - Classement alphabétique

 Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.
Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination.
Ainsi, pour déterminer les mots directeur dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les règles définies par la norme l’AFNOR (Association Française de NORmalisation).

b - Étude de la Norme

1er cas : la rubrique contient des noms propres

on classe au premier nom propre :

 Exemple

Établissement TALEB et compagnie
JEAN frère et compagnie.

les particules Le, La, L’, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd… sont considérées comme faisant partie du nom, sauf les particule ‘de et d’ 

Exemple

 El mansouri sera classé comme Elmansouri
Le besque…………………………….Lebesque.

on classe au prénom s’il est seul ou s’il est relié au nom de famille par un trait d’union

Exemple

Salon de coiffure Mohammed
Hôtel Pierre-andré

les noms débutant par saint (ou sainte, saints) sont classés au mot entier

Exemple

Restaurant Saint-Laurent.

2ème cas : la rubrique contient des noms géographiques 

on classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules

Exemple

Les conserveries de Safi
Les minoteries de Casablanca

les points cardinaux et leurs composés, le mot « centre » sont considérées comme nom propre, s’il n’en existe pas d’autres et s’ils sont employés sans complément

Exemple

Le garage du centre
La gazette du sud marocain
Société litière de l’ouest du Maroc

les noms débutant par un article simple ou précédé d’un article contracté (du, de, des) se classent d’après le nom caractéristique

Exemple

Grand garage de la Koutoubia
Hôtel du Rif
Maroquinerai des Ouled Teima.

3ème cas : la rubrique contient des noms publicitaires : 

On classe au premier mot du nom utilisé à titre publicitaire à l’exception des articles ou prépositions suivants : au, aux, d’, de, des, du, l’, la, le, les.

On considère comme noms publicitaires

- les mots ou ensemble de mots inventés pour les besoins de la publicité :

Exemple

Imprimerie UNIM
Machine à laver Thermor

- les noms historiques mythologiques et légendaires :
Exemple

Restaurant Don Quichotte
Hôtel des Mérinides

- les mots pouvant être isolés dans la rubrique. on ne tient pas compte des articles, ni des propositions ‘à’ :
Exemple

Journal « l’opinion »
Pâtisserie « A la coupe d’or.
Publication « Pour nous »

- Les mots d’origine autre que marocaine et française :
Exemple

Café du stade du Foot-Ball
Manufacture de Pull-Over.

4ème cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne, géographique, publicitaire ou assimilés)
 on classe au premier nom commun sauf « société » ou «compagnie»

Exemple

Les caves marocaines
Comptoir des importations

- toutefois, s’il n’y a pas de nom commun autre que société ou compagnie, on classe à l’un de ces noms

Exemple

Société industrielle et commerciale
Compagnie aéropostale

- Quand un nom commun unique est précédé d’un adjectif qualitatif, on classe à l’adjectif qualitatif

Exemple

Grand soldeur

- Quand un nom commun est précédé d’un adjectif numéral, on classe à l’adjectif numéral

Exemple

Hôtel du Dix-septième siècle
Aux cent mille chaussure

- Si un adjectif est employé comme nom (substantivement), il est alors considéré comme mot directeur de classement :

Exemple

Les jeunes du village.
La royale imprimerie

5ème cas : la rubrique est formée d’initiale ou sigle :   
On classe toujours d’après la première lettre

Exemple

R.A.M
U.N.E.S.C.O

c - Indexage des rubriques 

On appelle ainsi la manière d’écrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabétique.

Pour indexer correctement il faut :

- d’abord écrire le mot directeur (en majuscule).
- puis les mots suivants.
- enfin entre parenthèses, les mots précédents.

Exemple

Rubriques non indexées Rubriques indexées
Café des Quatre Etoiles QUATRE étoiles (café des)
Hôtel SAFIR SAFIR (hôtel) 

d - Renvoi

Lorsqu’il peut y avoir une hésitation dans la recherche du mot directeur , il est conseillé d’avoir recours à une inscription supplémentaire.

Exemple

« Groupement des producteurs d’agrumes »

Renvoi à PRODUCTEURS d’agrumes (groupement des) Ou à ARGUMES (groupement des producteurs d’)

e - Avantages et inconvénients du classement alphabétique

les avantages : 

- simple dans son principe, le classement de noms et de mots n’offre pas de difficultés.

- rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents.
- extensible à l’infini, il est toujours possible d’insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou deux dossiers déjà existants.

les inconvénients :

- compliqué lorsqu’il s’agit de classer des dénominations.
- lent lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être composés de lettre identiques.
- Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le déclassement ou l’absence d’un dossier.
- Limité : dans son développement par des problèmes matériels (listes à modifier ou à refaire, dossier à déplacer etc...
a -(5)- Utilisations

Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personnel d’une entreprise, usagers d’électricité ou du téléphone, abonnés à un service, ou à un journal, élèves des écoles etc...

B - Classement Numérique

a - Principe
L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimitée).
Les objet, les documents sont classés dans l’ordre des numéros qui leurs sont attribués, au moment de leur création.
Le classement numérique nécessite l’emploie d’un répertoire alphabétique.
Ce répertoire permet, connaissant le nom du dossier, de retrouver rapidement le numéro correspondant.
Exemple :
ELMARNASSI dossier 395
ELMOUNTACIR dossier 720

 b - Utilisations

Il est utilisé :
- dans les bibliothèques.
- dans les entreprises importantes pour le classement des dossiers des tiers.

c - Avantages et inconvénients du classement numérique 

les avantages :

- Extension à l’infini : l’insertion des nouveaux documents ne modifie pas le rangement des documents déjà classés.
- Sécurité : il est facile de déceler immédiatement une absence du dossier.
- Discrétion : les indices numériques ne signifient rien pour les personnes qui ne disposent pas de répertoire.

Les inconvénients :

- nécessite la consultation d’un répertoire alphabétique.
- Lent : la recherche d’un dossier nécessite la consultation du répertoire alphabétique.
- Rupture de classement provoquée par l’annulation ou la sortie définitive d’un document. 

                                                        

Écrit par  :

Anouar Ghamoumie  

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CH1: Généralités sur le Classement

Définition

Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.
Ainsi le classement comporte deux opérations :

- classifier :  faire une répartition méthodique par classe, c’est à dire déterminer :
- les caractères communs selon les quels on regroupe les documents.
- le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des documents.
- l’ordre dans lequel on classera les documents.

- classer : effectuer le travail matériel :
- affecter chaque document d’un indice ;(chiffre, lettre,..)qui déterminera sa place dans le document.
- ranger selon l’ordre prévu par la classification.

A - Les facteurs du choix d’un classement

Pour pouvoir stocker les informations en vue d’une utilisation ultérieure, il convient de mettre en place un plan de classement qui permette d’accéder à l’information dans les meilleures conditions de ; temps, sécurité, coût.
- temps d’accès : il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut
- définir les critères de classement.

- classer régulièrement les documents.

- sécurité : le système adopté doit donner l’assurance :
- que tous les documents sont présents.

- qu’il est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critères.

- qu’il ne risque pas d’une détérioration.

- coût : le coût du classement se décompose en :
- coût du classement (temps et matériels utilisés).

- coût de recherche.

B - Le But du Classement

On classe pour :

- retrouver sûrement et rapidement.
- ordonner, c’est à dire donner au lieu du travail une atmosphère d’ordre.
- contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible de documents.
- Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et répertoriée.
- Pallier l’absence ou la défaillance de celui qui a rangé.
- Protéger le document et le préserver des éléments destructeurs (humidité, poussières..).
- Assembler les documents par catégorie, par affaire, par famille.
- Déceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.

C - Les Qualités d’un bon Classement

Un bon classement doit permettre :

- de retrouver rapidement l’objet, la pièce recherchée.
- de replacer rapidement cet objet ou cette pièce après consultation, ou utilisation.
- d’avoir la certitude que toutes les pièces sont à leur place et qu’aucune ne manque.
- son développement autant qu’il est nécessaire, lors de l’accroissement des objets ou des pièces à classer.

Enfin, tout classement doit faire l’objet d’une réflexion préalable. Il varie avec la nature, l’importance et la fréquence de consultation des documents à classer, le matériel ou le mobilier utilisé. Ainsi, nous allons traité dans le chapitre suivant les différents ordres de classement.

Écrit par :

Anouar Ghamoumie

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Introduction

Introduction

Pour l’activité de l’entreprise, le document est d’une importance primordiale : c’est souvent le document qui instruit, qui renseigne ; c’est toujours le document qui enregistre et retient l’information ; c’est encore le document qui sert de preuve.
Afin de remplir correctement son rôle, ce document, à la forme et aux contenus variés, doit être constamment disponible : à tout moment il faut que l’on puisse déterminer rapidement sa position. Cette exploitation du document entraîne, dés sa création, de nombreuses manipulations ; c’est pour cette raison que la connaissance des techniques de classement de l’information est considérée aujourd’hui comme indispensables pour la pratique de tout métier.

Ainsi à travers ce module, nous allons traiter les techniques du classement de l’information selon les règles préconisées par la norme AFNOR.

Écrit par : 

Anouar Ghamoumie

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